Работа диспетчера управления

Здравствуйте, уважаемые посетители!

Ранее мы с вами разобрали понятие документа и «систему документооборота» — систему управления по документам. Сегодня поговорим о работе диспетчера управления – системы, которая и будет управлять этим документооборотом.

Каждое событие, вызванное каким-либо действием, вызывает определенные изменения в окружающих предметах. Об этих изменениях мы судим на основании документов (в широком смысле слова). По последовательности документов (изменений) можем судить о тех действиях, которые происходили. Таким образом, документы являются отражением действий в реальном мире.

А теперь поставим обратную задачу – по документу определять действия, которые породили этот документ, и выполнять его.

Получается, что документ является своеобразным заданием для начала действовать. Если действие реализовано в виде процедуры (компьютерной программы), то получаем последовательность выполнения процедур (технологический процесс).

Такие технологические процессы описываются в виде методик или положений (например, методика вычисления арендной платы, положение об аренде и т.п.).

Служба управления (или Диспетчер управления) должна на основании такой последовательности документов определить исполнителя (специалиста или процедуру), сформулировать и передать ему задание на исполнение, и вызвать службу контроля, чтобы она передала исполнителю задание и проконтролировала его исполнение.

Рассмотрим некоторую гипотетическую ситуацию, которая возникает, тем не менее, периодически в реальных ситуациях.

  1. I. Заявитель подает документ определенного типа (например, Заявление на аренду ЗУ).

Последовательность работы Диспетчера можно описать следующим образом.

  1. По появлению этого документа Диспетчер регистрирует его как входящий документ (записывает в журнале входящих документов), и в журнале действий записывает это событие (регистрацию входящего документа).
  2. На основании регламента определяет исполнителя такого вида работы (например, юридический отдел).
  3. На основании Заявления формирует Задание и «передает» его в юридический отдел вместе с пакетом необходимых документов.
  4. «Передает» Службе контроля информацию о переданном юридическому отделу задании, чтобы она поставила это задание на контроль.
  5. «Ждет» появление результата (документ типа «Договор аренды ЗУ»), чтобы «передать» его заявителю.
  6. II. Диспетчер в юридическом отделе «заметил» появление Задания. Его действия аналогичны вышеописанным:
  7. Регистрация входящего документа.
  8. Определение исполнителя.
  9. Формирование Задания исполнителю.
  10. Вызов Службы контроля.
  11. Ожидание результата исполнения.

 

Такова последовательность работы Диспетчера в «идеальном» случае, когда в наличии все необходимые для выполнения процесса документы. Если же документов недостаточно, Диспетчер «определяет», каких документов недостаточно, по таблице переходов определяет исполнителя для этих документов, формирует для него задание, а исполнение основного процесса откладывает, чтобы «запустить» его после появления необходимых документов.

Здесь в качестве исполнителя выступают либо целые организации, либо отдельные специалисты организации, либо процедуры. Процедуры могут быть организованы по принципу конечных автоматов в том смысле, что могут выполнять какие-то определенные достаточно простые действия, но из последовательной работы организаций, специалистов и процедур будет складываться весь процесс. Все дело в том, что в зависимости от Заявления (от услуги) из этих организаций, специалистов и процедур будут создаваться различные подсистемы, которые будут работать по одному принципу (управление по документам), но результаты будут самые разные.

На этом пока закончим.

С уважением, Александр Дмитриев

8 комментариев “Работа диспетчера управления”

Оставить комментарий

Яндекс.Метрика