Поговорим о документообороте

Здравствуйте, уважаемые посетители!

Мы с вами выяснили, что понятие документа – очень широкое. Под документом понимается практически все, что содержит информацию независимо от носителя этой информации. Я сейчас не хочу говорить о том, что такое информация, и тем более не буду говорить о том, как измерить количество информации.

Исходя из такого широкого понимания документа можно сказать, что вся наша деятельность – это документооборот в широком смысле слова. Все начинается с документа, и заканчивается документом. Любые объекты, результаты нашей деятельности, тоже учитываются в виде документов – актов, паспортов и т.п.

Таким образом мы приходим к пониманию документооборота в виде воркфлоу – последовательности работ.

Теперь представим, что у нас имеется компьютерная программа (назовем ее «Диспетчер»), которая позволяет по документу, появившемуся во «входной папке» (назовем ее, к примеру, «канцелярией») определить программу (или приложение), которая должна ее обрабатывать, и запускает ее.

В результате появляется другой документ, и диспетчер «выбирает» приложение, которое должно обрабатывать этот документ, и запускает его.

В данном случае неважно, будет ли это приложение компьютерной программой, или же это будет специалист-исполнитель. В случае специалиста-исполнителя этот документ «посылается» в его папку входящих документов, по аналогии с электронной почтой. В данном случае неважно, где находится этот исполнитель, в любом случае он получит этот документ-задание. Исполнитель обработает этот документ в соответствие с инструкцией (правилом, программой, методикой – назовите как угодно), и напишет отчет (ответ), который будет его «выходным документом». Этот ответ он отправит, например, своему руководителю, который оценит его, и в случае положительного решения отправит его следующему исполнителю (передаст в «канцелярию»).

В случае, если для выполнения задания (обработки входящего документа) будут требоваться вспомогательные документы, которые еще не поступили, диспетчер отложит выполнение задания, и будет ждать появления всех необходимых документов.

Чтобы диспетчер смог выполнять свои функции, необходима программа (правила), в которой с каждым поступающим документом будет связан свой исполнитель, а также вспомогательные документы. Как уже говорилось выше, в качестве исполнителя будет либо название программы, либо адрес «входящей папки» специалиста-исполнителя (по аналогии с электронной почтой).

Такую программу для диспетчера будем называть сценарием. В реальной жизни в качестве такого сценария будет выступать либо алгоритм, либо партитура музыкального произведения, либо сценарий спектакля или фильма. В качестве такого сценария можно представить также любой распорядительный документ или виза руководителя.

Что интересно, такая схема реально работает. Например, во всемирной паутине (Интернет) в качестве таких сценариев выступают таблицы DNS, в которых прописываются электронные адреса «исполнителей».

На этом пока закончим.

С уважением, Александр Дмитриев

3 комментария “Поговорим о документообороте”

Оставить комментарий

Яндекс.Метрика