Функции Диспетчера Управления

Здравствуйте, уважаемые посетители. Продолжим рассмотрение Диспетчера Управления. Сегодня поговорим о его функциях.

Основное назначение Диспетчера состоит в том, чтобы организовать выполнение специалистами общего отдела организации операций по приему и отправке документов. В каждой организации будет свой Диспетчер, но его структура и принципы работы будут одинаковы. В общем виде он должен выполнять следующие функции:

  • поступивший документ зарегистрировать в Журнале входящих документов;
  • определить полноту состава необходимых документов (пакет необходимых документов) для выполнения этого действия;
  • определить действие для данного вида документа и исполнителя;
  • сформировать задание исполнителю, указав в нем требуемые действия и ссылки на пакет необходимых документов;
  • передать управление Информатору;
  • записать в Журнале исполнения выполненное действие.

 

Функция 1

Входящий документ регистрируется в Журнале входящих документов.

Функция 2

Для каждого поступившего документа проверяется список отложенных заданий, чтобы определить задание, которое ждет данный документ. Если такое задание найдено и это последний документ из списка ожидаемых документов, то данное задание должно быть передано на исполнение (перейти к функции 3).

Если для отложенного задания это не последний ожидаемый документ, то полученный документ из списка ожидаемых документов перенести в список полученных документов, и перейти к функции 6.

Если среди отложенных заданий нет ожидающего задания, то перейти к функции 3.

Функция 3

Для данного документа определяется действие, которое должно быть выполнено в организации. Если же действие не может быть определено, то исполнителем данного документа назначается руководитель организации, который должен решить, что делать с этим документом. В этом случае руководитель назначает исполнителя, пишет в резолюции поручение и возвращает в общий отдел, который направляет документ и резолюцию (задание) исполнителю.

Если поступивший документ требует выполнение от организации определенных регламентированных действий, то определяется, все ли необходимые для этого документы имеются в наличии.

Если каких-то документов из списка обязательных документов не хватает, то отправителю должно быть послано уведомление о том, что требуемое действие не может быть выполнено по причине отсутствия необходимых обязательных документов. Задание переносится в список отложенных заданий, формируется список ожидаемых документов. Осуществляется переход к функции 6.

Если все обязательные документы имеются в наличии, то проверяется список дополнительных документов, т.е. документов, которые могут быть получены от внешних организаций. Если каких-то документов недостаточно, то задание переносится в список отложенных заданий, формируется список ожидаемых документов, определяются внешние организации и формируются запросы к ним на получение требуемых документов. Эти запросы (задания) отправляется по внешнему адресу этой организации. Осуществляется переход к функции 6.

Если все документы в наличии, то по выполняемому действию определяется исполнитель.

Функция 4

Если исполнителем является формализованная процедура, то запускается эта процедура.

После выполнения процедуры и получения результата (документа) Диспетчер проверяет, требуется ли вмешательство специалиста (т.е. не укзан ли вместе с процедурой конкретный исполнитель). Если вмешательство требуется, то осуществляется переход к следующей функции, в противном случае документ считается обработанным. Задание переносится в список исполняющихся заданий. Осуществляется переход к функции 6.

Если в качестве исполнителя не указана процедура, то осуществляется переход к следующей функции.

Функция 5

Формируется задание исполнителю. Для этого берется стандартный шаблон задания, в него записывается выполняемое действие, указываются сроки исполнения и ссылки на пакет необходимых обязательных и вспомогательных документов. Если перед этим была выполнена формализованная процедура, то указывается ссылка на результат этой процедуры. Задание переносится в список исполняющихся заданий.

Функция 6

Запускается Информатор. Информатору передается Задание, чтобы он сообщил исполнителю о поступлении задания.

В Журнал исполнения заносится выполненное действие. Осуществляется переход к функции 1.

На этом пока закончим.

С уважением, Александр Дмитриев

7 комментариев “Функции Диспетчера Управления”

Оставить комментарий

Яндекс.Метрика